4006-010-315


印章管理的主要风险分析

作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com

印章是一个组织或个人进行社会经济活动的诚信凭证与法律依据;是行使法定权利、承担法定责任以及履行法定义务的证据;是用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具,同时也是对内实施管理的重要手段。为适应业务发展的不同需要,根据印章的不同用途及管理需要,实行不同的印章管理制度和方法,有的实行双人管理,有的实行专人管理。
由于印章涉及范围广,管理难度大,存在的问题及潜在风险也较多,印章管理不到位直接影响单位业务和管理活动的正常进行,给组织带来麻烦和损失,甚至会导致案件等难以预计的风险。为降低风险和提高经营管理水平,笔者结合实践总结印章管理实际工作中存在种种风险隐患与大家共同探讨。
一、印章管理制度、流程缺失或存在缺陷
一些组织单位未制定印章管理制度、流程,或制定的内部管理制度存在缺陷,导致在印章管理过程中无据可依,或执行存在缺陷的制度,形成管理漏洞等风险。如未制定具体的印章用印流程,明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等,也未建立岗位责任制,明确印章相关人员的职责等。
二、印章管理岗位设置不规范
重要印章未实行双人管理,印章管理岗位职责描述不清晰,未设置监印岗位,业务印章未指定专人保管等,导致责任不清、流程失控,存在潜在的道德风险。
三、不相容岗位未能有效分离,出现混岗或兼岗的现象
不相容岗位未有效分离,主要是章证未分管,印章有权签字人与监印人、用印人和监印人为同一人,易导致一个人可以办理全部业务的现象,不符合内部控制原则, 存在一定的道德风险。如合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用,岗位制约严重失效。
四、印章保管人员管理不规范,未经管理培训即上岗或者未指定专人保管业务印章,重要印章未实行双人管理等
公章保管人员,未经过印章管理培训和风险教育培训,印章保管人员无证上岗,对印章管理制度、操作流程、保管使用风险不熟悉,容易导致操作风险的产生。业务印章未指定专人保管,重要印章未实行双人管理,印章保管登记簿上记载的保管人与实际保管人不一致,难以保证印章保管的安全、有效,不易明确保管责任。
五、印章使用不合规:主要表现在
(一)用印流程不合规:印章使用无审批记录,先用印后审批,非标准格式文本未经法律部门审查即用印对外出具,使用公章无监印人监印等情况,未严格遵循用印审批流程进行用印,可能导致用印控制流程失控,形成潜在道德风险。
(二)违规预先加盖用印:用印人员为了减少麻烦,违背了“严禁在空白介绍信、保函、合同、重要支款凭证、公文用纸等上加盖印章”的规定,在空白协议、合同、重要支款凭证以及业务回单上预先加盖公章、合同专用章或业务专用章等,导致合同、协议等重要法律文件的内容、条款失去控制,形成潜在的法律风险。
(三)对外签署的法律性文件使用部门印章:在应使用公章的法律性文件上加盖部门印章,可能诱发道德风险和法律风险。
(四)混用滥用相关业务印章:业务印章未在规定的范围内使用,混用合同专用章、部门公章和业务专用章等。使用的印章不正确,内部管理不规范,可能陷入法律诉讼,或引发道德风险。
(五)经办人员之间混用、共用业务专用章:违背专用印章“谁保管,谁使用,谁负责”的原则,混用、共用业务专用章。经办人员一旦发生差错和事故,难以界定其责任,还可能给不法作案人员留下可乘之机。
(六)用印登记记录不准确、不及时、不完整:用印登记中存在漏登记、错登记、未分类登记、未及时登记、要素记录不完整、不规范,用印审批单编号不连续,印章使用记录与实际不符等情况,不利于对印章使用情况的检查监督,影响事后核查追溯。
(七)作废印章继续使用,未及时收缴销毁:机构变更撤销合并,已撤销的部门印章应停止使用。但实际中未严格遵循相关制度规定,废止印章继续使用,存在可能被内部人员利用进行非正常交易、内外勾结进行诈骗或其他非法活动等潜在风险。
六、印章保管场所或保管设施不符合要求
未将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中;存放印章的保险柜未纳入监控范围;印章保管人员临时离岗未将印章上锁保管。将印章置于不安全的场所保管,或保管场所无监控覆盖;未做到随用、随取、随时入柜上锁,使用时不脱离保管人员视线,存在安全隐患,易造成印章丢失、被盗、或被盗用等风险。
七、印章交接手续缺失或不全、印章保管、交接登记不完整
印章交接未履行交接手续,在无监交人的情况下进行交接,印章保管、交接登记内容不完整、不齐全,未能清楚记录交接过程,不能明确印章保管责任,可能导致交接不规范等风险。
八、印章保管使用档案资料不全
未建立印章使用台账登记制度,印章管理的各类登记簿、表、单不全或丢失,容易导致案件的发生。
九、重要印章保管人员长期未进行岗位轮换
公章保管人员长期未执行岗位轮换制度,导致存在的风险隐患长期得不到暴露,形成潜在道德风险。
十、印章监督检查制度执行管理不到位
未对印章管理使用情况进行监督检查,或监督检查范围不全面、检查频率不符合规定等,影响问题的发现、整改与纠正,不利于案件防控和管理水平的提升。
随着经济及组织规模的发展,印章的种类、数量的不断增多,印章管理的风险愈来愈多,管理的难度亦会愈来愈大。因此,全面揭示印章管理过程中存在的风险隐患,促进组织提高印章风险防控能力和管理水平,加强对印章管理风险的研究十分重要,尤其对管理模式和管理技术等方面,还需深入的分析和研究。

知你所想

知你所想

副标题