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远程办公,如何有效监管印章使用?

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作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com

面对疫情,有人响应国家号召,在家休息,也有人义无反顾战斗在一线,他们中有医生,有老师,也有选择坚守岗位的平凡人!随着国家政策的发布,众多企业也纷纷发布远程在线办公通知。最近,就有不少企业提出了对于远程管章难、用章难的苦恼,今天就来讲一下关于用章风险的问题。

01

若一方已经完成合同签署且已履行相关合同义务,而另一方因公章申请不便,在疫情期间因部分领导未能如期到岗无法审批,致使合作协议不能如期签署。且由于疫情期间发生市场变化、出现其他商机等,导致疫情结束后,若其中一方终止合作,另一方将遭受损失(已为项目投入开发、排期等成本)。

实施难点

公章申请不便,导致签约延期甚至无法签约,企业损失加重。

解决办法

可使用云章,无需公章管理人员及领导到岗,运用云章客户端线上发起申请、领导线上审批,避免损失加重。

系统管理员:对云章客户端内各用户账号及组织架构进行管理,好比企业内的人事,负责将“新人”编岗并分配至对应部门,将“离职”人员进行档案删除等处理,系统管理员无法对云章设备进行管理,无法查阅用章记录。

印章管理者:此类用户在云章客户端中可以直接对其权限下的云章设备进行管理操作,所有权限都将对其开放,固件更新、一键关机、安装印章、用印审批、USB及其它指令发送、查阅用章记录、模式切换等,印章管理者属于操作权限最大的角色,但只能管理其权限下的印章。

普通用户:此类用户仅享有申请用印及查看自身用印记录的权限。

三方决策:此类用户可以查阅云章客户端内所有印章记录,但仅享有查阅功能,不参与任何管理环节。

通过云章客户端,管章者可以随时在移动端对设备进行远程固件更新、设备解绑、安装印章、发送关机及USB打开等指令,实时掌控印章设备。

监管印章

02

公章授权:企业公章、合同专用章、财务章等一般由固定授权的管理人控制。疫情期间,管理人员未能如期到岗,为了不延误盖章时机,临时授权其他员工代为加盖公章。

1)如果管理人未有转授权的权限,还要得到企业法定代表人的同意,如未能及时获得同意,亦会延误盖章时间,错失合作机会。

2)临时授权人获得公章控制权之后,超越授权权限使用,在符合表见代理情形下,公司要承担相应的法律后果,同时也存在公章被私自滥用、从事违法犯罪活动的可能,造成公司损失。

实施难点

公章授权不便,导致签约延期甚至无法签约;公章授权后使用不透明,管理存在重大隐患。

监管印章

解决办法

云章运用物联网技术、LBS无缝定位、设备两侧设有两枚400万高清像素的鱼眼镜头,其中朝上的镜头拍摄用章人员,朝下的镜头拍摄盖章文件,在盖章的同时自动记录盖章的时间、地点、盖章人以及盖章文件,并上传云端,管理者可以通过手机端或者PC端随时查询,掌控用章状态,发现异常用章,远程一键锁定,可有效解决公章远程管理可能出现的隐患。

特殊时期,希望大家可以选择并利用好高科技工具,有效的去执行各项工作任务,无论身在何方,身处何职,都能够承担起企业和个人的责任,确保自身工作可以有效推进,同时也能规避不必要的风险。

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