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对话法务│企业印章使用风险分析及防范

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作者:爱国小男孩科来源:京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com


金秋十月,秋意正浓,爱国小男孩特别策划“对话法务工作者”,明晰公司印章使用和管理中心应注意的风险要点问题,通过什么样的印章智能管理可以有效避免此类风险?从法务视角出发,为更多行业客户提供参考价值。


在我国,公司印章主要分为五类:公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法人代表人名章。不同的印章没有严格意义上法律效力和大小高低的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。本文,梳理了几点常见印章使用风险点:

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风险一:


印章管理不善、不重视、不规范


印章是企业身份和权力的证明,带有公司印章的文件是法律保护的有效文件,同时意味着公司对该文件的内容承担法律责任。长期以来,企业印章管理一直处于人为管理和制度管理的水平,如果其他人窃取或欺诈使用公司印章,缺乏有效的技术防范措施,一旦发生风险,将对公司造成直接法律纠纷和巨大的经济损失。


风险二:


越权使用印章签订合同甚至提供担保


越权使用公司印章,加盖的公司印章是真实的,实践中无权代理人加盖的印章是争议中常见类型。无权代理人加盖的公司印章签订的合同的效力是不稳定的,其法律后果也不尽相同。构成表见代理的越权加盖公章,即便不是公司所有人的真实意思签订的合同,仍然为有效合同,由其承担相应的法律责任。


风险三:


印章失控,完全交由他人管理


公司印章属于公司财产,更是公司日常的经营项目业务支持的重要物品,凡是在任何文件加盖公章的行为,即刻产生法律效力。从这个方面就能看出拥有公章就代表掌控公司的权利,如果公章管理一旦意外失控,存在因印章被盗盖而签订损害公司合法权益的经济合同和其他法律文书的风险,会对公司的正常运营造成严重影响。


风险四:


私刻印章、伪造公章


司法实践中因“萝卜章”而引起的纠纷层出不穷。从民法的角度看,将伪造印章签署合同的行为定性为职务代表行为、狭义无权代理和表见代理都有相应的依据,并会造成不同的法律后果。


印章风险智慧防范


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建立健全日常监督机制,确保印章管理制度落到实处,做到规范用章,防范风险,依法行政,带动印章管理制度执行到位。

明确印章的使用权限和范围:严格事务审批程序、规范用印行为、保证印章管控,规范盖章。

部署智能印章管理系统:用印人通过云章APP即可“在线发起申请——线上审批——数据反馈——贯彻执行”的闭环式智慧管理,用印前锁定印章,防范风险;用印中拍照留存,远程监控;用印后记录溯源,随时核查。

提高印章使用的风险与责任意识:智能印章盖印的同时, 实时记录盖章时间、盖章地点、盖章人、盖章文件,让印章使用做到可管、可控、可查。



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企业印章管理是一项意义重大的工作,爱国小男孩作为是国内物联网+印章智慧化标准服务商。通过创新的智能印章控制生态产品系列,现已与中国卫星导航定位协会(中位协)、北京大学、北京CA、中国联通、航天信息科技、东华软件、联想集团、慧点科技等建立了深度战略合作,共同研发基于物联网北斗位置服务、区块链、人工智能、云计算等创新技术的印章智慧管理解决方案。不断探索具有前瞻性的国内印章行业管理模式,以支持多种数字行政印章管理应用场景,精简高效地促进各部门运营与管理。


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