公章无小事，疏漏酿巨灾——浅谈新时期企业公章管理的风险与防范

来源：爱国小男孩网址：www.agxnh.com 阅读：190 发布：2024-04-24

引言

公章是企业法人意志的集中体现，是企业经营、签约、处理法律事务的核心凭证，被誉为企业“生命线”。然而近几年，因公章管理松散、流程不规范引发的财产损失、法律纠纷频发，轻则承担民事赔偿，重则濒临倒闭。一枚小小的印章，一旦失控便可能成为侵蚀企业利益的“隐形蛀虫”。本文结合典型案例，剖析公章管理漏洞，探讨规范路径，为企业防范风险提供参考。

各类企业因公章管理疏漏造成的损失案例遍布制造业、金融业、商贸业等领域，损失金额从数十万到数千万元不等，背后的管理问题极具共性，值得所有企业警惕。

案例一：内部人员钻漏洞，公章滥用侵资产。某制造业外贸企业核心业务负责人，凭借十余年任职资历获得较高自主权。该企业公章管理松散，未建立用印审批和登记制度，一枚作废的法定代表人印章也未及时销毁。该负责人借机私自注册多家相似名称公司，伪造合作协议并加盖企业公章及作废印章，谎称原企业账户停用，要求客户将货款转入其私人控制账户，同时向企业谎称客户压价，仅上缴少量货款。十余年间，其累计侵占企业资产超5000万元，直至新管理人员发现异常报案才曝光。虽该负责人被追责，但企业巨额损失难以挽回，核心客户流失，经营陷入困境。

案例二：私刻公章签合同，企业躺枪陷纠纷。某商贸公司重业务、轻管理，未明确公章刻制、使用审批流程，也未开展相关法律培训。一名业务人员为抢抓商机，私自刻制公司公章，擅自与合作商签订500万元合作协议。后续项目产生争议，合作商将该公司诉至法院。该公司主张公章系私刻，但因无法提供完善的公章管理台账和审批记录，难以证明自身无过错，最终承担部分赔偿责任，耗费大量人力财力，声誉受损，多个潜在合作终止。

案例三：作废公章未销毁，担保纠纷埋隐患。某金融机构因法人变更更换法定代表人印章并备案，但未销毁作废旧章，仅由原法人自行保管，未建立作废印章台账。数年后，原法人因个人债务无力偿还，在借条上加盖该作废公章，声称企业提供担保。债权人诉至法院，法院认定该机构公章管理疏漏，无法证明债权人明知印章作废，判决其承担800余万元赔偿责任。该机构虽向原法人追偿，但因对方无财产可供执行，大部分损失无法追回，行业公信力受损。

上述案例暴露的公章管理漏洞高度集中，主要有四方面：一是管理制度缺失或流于形式，全流程管理不健全，审批流程走过场；二是保管不规范，未实行专人专柜保管，作废印章未及时销毁备案，留下隐患；三是责任追溯机制不完善，用印台账记录不完整，出问题后难以厘清责任；四是全员风险意识薄弱，管理层重视不足，未开展培训，员工对公章法律效力认知欠缺。

公章管理是企业防范风险的重要防线，结合案例和现状，提出以下规范建议。

首先，完善公章管理制度。企业结合行业特点和规模，健全公章刻制、启用、使用、保管、作废、销毁全流程规范，明确责任主体。公章刻制需审批并选择公安备案机构，新章启用前备案发文；明确分级审批权限，坚持“无审批不盖章”，严禁在空白文件上盖章。

其次，规范保管流程。公章实行专人专柜保管，选择责任心强的员工担任保管人并签订协议，存放于保险柜。确需外出使用的，需经主要负责人审批，由保管人随行看管，严禁转借。作废公章及时注销备案、集中销毁，建立台账备查。

再次，健全追溯机制。建立标准化用印台账，详细记录用印相关关键信息，确保全程可查。有条件的企业推广线上印章管理系统，实现全流程数字化；定期核对台账与实际用印情况，及时整改问题。

最后，强化意识培训。管理层提高重视，将公章管理纳入风险管理体系，定期排查漏洞。加强全员法律培训和警示教育，结合案例讲解风险与后果，提升员工合规意识和防范能力。

结语：公章关乎企业合法权益与生存发展，管理疏漏可能酿成不可挽回的损失。企业需摒弃“重业务、轻管理”理念，健全制度、规范流程、完善追溯、强化意识，筑牢公章管理“安全墙”，保障企业健康可持续发展。