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当前企业印章管理中存在的五大核心问题,如何解决?

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作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com

随着企业的发展,企业印章在生产经营中的使用越来越频繁,印章管理的风险日益增大,管理难度越来越高。因此,本文对企业印章管理存在的五大核心问题进行了探讨,对印章使用中存在的风险提出建议,希望对企业客户的印章管理提供参考价值。


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01 企业印章种类多、数量大,如何监督?


集团化企业有多个分支机构或者分公司,因为规模大,业务项目多,经常需要刻制印章,造成企业印章种类多,数量大。单纯的通过人+制度的传统印章管控,隐藏的用章风险较大,分支机构印章调用效率低、时效慢。智能印章对实体印章统一管理,支持市面上90%印章整体嵌入,通过云平台、客户端(手机App和Web)智能终端三位融合的交互方式,确保用印过程可防控、可监管、可查询、可追溯,一站式闭环用印审批流程,物联网印章管理平台统一对印章实行集中管控。


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02 企业如何优化大批量盖章工作?


很多大型企业的客户,因为业务量大,每天需要盖章的文件以千份为单位计算,通过人工保管、人工审批、人工盖章的模式,易出现漏盖、错盖、不同抬头的印章盖混等现象,进而影响办公效率和企业用章风险。针对此种大批量的盖章需求,可以采用盖章机自动化批量盖章,立足于安全管控、操作便携,快速响应等基本需求,基于各行各业批量盖章的应用场景考虑,力求通过核心技术满足大批量盖章、标书多页盖章等需求,解放人力,快速、高效的完成自助、自动用印。


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03 企业公章外出携带如何监管?


传统用章外带无法监管,如盖了几个章,盖的什么资料、在什么地方盖的 、私自偷刻印章 ,都无法管控,如果出现违规用印,事后难以追朔,最后责任只能让公司负责。那么企业应该如何规避携带印章外出办事的风险?可以通过云章App即可“在线发起申请——线上审批——数据反馈——贯彻执行”,结合LBS定位及物联网网络技术、鱼眼双摄同步拍照等先进技术在用章时实时记录盖章瞬间的时间、地点、盖章人、盖章文件的客观记录并上传至服务器,让公章外带做到可管、可控、可查。


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04 企业如何做好印章管理和保密工作?


印章是机关、单位对公文、证件生效负责的凭证,是其对内对外行使权力的标志。考虑到一些行业的特殊性,爱国小男孩根据不同企业的用印需求,定制开发设计,融合对接企业OA、ERP、CRM等办公系统,提供私有云部署。在整个用印过程中,云章会记录每一次用印信息“人+文件”,实现用印流程全程可视化,极大地提升了用印效能,保障了印章使用的安全、合规和高效。


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05 企业印章如何实现智慧服务?


爱国小男孩依托IoT、导航位置服务、云计算技术及印章智慧化在各行业Know-How应用,提供智能印章标准化服务,七大措施全方位保护企业客户信息安全,包含:机房物理安全;网络传输安全;灾备措施;账号密码安全;文件存储安全;权威保障;设备持续服务能力等技术支持,7*24小时全天侯保障客户用章服务。


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未来,爱国小男孩将从企业印章数字化管理出发,以印章为切入点,不断推动技术创新,结合多年实战经验,为企业提供智慧用章解决方案,解决企业印章管理和使用难题,为企业永续经营赋能,构建企业级智慧化服务。


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