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空白纸盖章含法律风险,印章安全须智慧管控

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作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com/

企业印章是企业身份和权力的证明,其具有法律效力。盖有企业印章的文件,是受法律保护的有效文件,同时意味着企业对文件的内容承担法律责任

因此,公司、事业单位或其他组织,务必制定严格的印章管理制度,谨慎对待在空白纸张上加盖印章的行为,以免被有心人利用带来不必要的麻烦或损失。



01

管理不严险失百万,

空白纸盖公章惹大麻烦

2013年,北京蓝星公司莫名其妙被离职员工告上法院,原告的诉讼请求是要求该公司支付一套两居室房屋的折价款150万元。

原告向法院提交的证据《保证书》、《确认函》均盖有该公司公章,均使用该公司信笺纸打印。随后,该公司经过调查核实:原告在该公司就职期间,利用盖有公章的空白纸打印伪造了《保证书》、《确认函》。

一审法院对印文进行了鉴定,鉴定证明了《购房协议书》、《保证书》及《确认函》所盖公章的真实性,从而也就证明了印文的真实性,该公司被判支付原告150万元。

最终,经过辩论、二审及终审,认定原告的证据存在瑕疵,才撤销了一审判决。疏于管控的空白纸盖公章,差点给公司造成了不可估量的损失,其经验和教训确实值得深思。



02

空白章管理不易:

人工成本高、流程繁琐、效率低

在某些行业工作中,为了业务方便、提高效率,确实存在空白纸盖公章的需要。那么企业就要制定出相应的印章管理制度,尤其是针对空白纸盖公章的有效管理规定。一般的管理办法如下:

第一,对每一张要盖章的空白纸进行文件编号,将编号打印在空白纸上,并制作一个表格文件,列明该编号空白纸的用途、张数等需要掌握的信息。

第二,对于编号的盖章空白纸,要做到有序有效发放,使用人、经手人要领用需签字确认,将责任落实到个人身上。

第三,已有效使用的公章空白纸,应保留好原件备案,如不能留存原件则留存扫描版或复印件,以证明该编号空白纸已使用。如没有使用的空白纸则要回收,做好跟踪和记录。

第四,如使用人、经手人不慎将盖章的空白纸遗失,可以登报、上网,对已编号文件进行遗失作废声明。

以上“人工+制度”的方式管理空白章,整个监管流程走下来,不仅手续繁琐、增加了人工监管的成本,管理效率还极低,如果人工监管不到位,就难以保证纸张存储的安全性、用纸流程的真实性及用纸记录的可追溯性。



03

智能云章3.0

实现用印智慧管控

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爱国小男孩智慧印章管理解决方案,在不破坏原有印章情况下,将企业实体印章嵌入智能云章设备中,采用云平台、客户端(手机App和Web)、智能终端三位融合的交互方式,通过镜头记录每一次盖章的过程:使用人、对象、时间、地点,通过4G物联网将以上用章信息发送给管理者,随时查看追溯,能解放印章管理者工作压力,降低风险。


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线上用章审批零接触轻松盖章

智能云章对企业印章进行“发起申请→线上审批→数据反馈→贯彻执行”的闭环式智慧管理,用印前线上申请列明用印人盖章文件名称等信息可预设用印条件限制设置审批流设备使用时长及次数等,实现企业用印前的信息备案、审批责任确认,零接触即可轻松盖章。


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盖章全程智能监管,盖章记录可追溯

206400万双鱼眼摄像头同步拍照记录用印人盖章文件上传至管理平台,高效管控空白章、人情章、偷盖错盖;

“用印前防控——用印中监控——用印后追溯”全过程智慧化掌控解决了企业人工印章管理业务繁琐、异地用章无法掌控实际用章行为、盖章后无法查询用章记录等难题;

管理员可以随时随地掌握印章状态监测到异常用章情况立即触发报警可远程一键锁定严格预防、规避企业印章风险。


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盖章信息云端存储赋能企业管理决策

智能云章管理解决方案依托物联网区块链云平台及大数据等底层技术实现用章数据的传输云端存储实时查询实时计算及筛查追溯助力企业搭建数据驱动下的治理与协同,以用章数据管理带动企业智慧决策。


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