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分公司印章使用混乱,企业如何管控?

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作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com/

随着很多企业规模扩大、业务经营发展,需要跨区域建立分公司、分支机构等。而企业印章作为企业身份和权利的证明,是在日常经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,它的使用管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存与发展。


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由于分公司不是独立的法人主体,很多集团公司都会将重要的印章保管在总部。如遇分公司需要完成一些重要文件的盖章工作时,则需要向总部提交用印审批流程,额外会耗费更多的时间、成本和精力,影响到了分公司业务的正常开展和效率。


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如果将印章交由分公司自己独立管理,一定程度上确实可以解决用印效率的问题。但是异地用印难监管、风险高,分公司印章管理与总部难同步,总部无法实时了解使用人、盖章文件、盖章次数等信息,若是出现违规使用公章的情况,那对总公司的资金、资产就会造成不必要的法律纠纷和损失。


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针对集团公司在管理分公司印章存在的诸多难题:效率低且成本高、印章滥用难监管、印章外带无监控、印章分散不可控等。在分公司的印章,集团总部该如何监管?可以通过使用爱国小男孩智能云章,集团公司可以对用印文件、印章以及用印数据进行闭环式智慧管理、全面监管。

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实体印章通过专用夹具嵌入智能云章设备,采用磁能锁智能锁定,对实体印章进行统一管理,采用云平台、客户端(手机App和Web)、智能终端三位融合的交互方式,确保用印过程可防控、可监管、可查询、可追溯,防范用印风险。可以融合对接企业OA、ERP等办公系统,提供私有云部署,实现“发起申请—线上审批—数据反馈—贯彻执行”的用印闭环式管理。在印章管理过程中,可以通过云章可根据用户情况设置用印审批流、设备使用时间及次数,运用LBS定位技术,让公司法人、高级管理人员及印章专门管理者实时掌握印章位置,了解印章状态,用印文件以及用印数据等进行全面监管,杜绝印章乱盖潜在的法律风险,达到真正管控分公司用印行为,进一步规避用印风险。


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