行政干货:企业印章管理核心要点与实操

印章是企业权责的重要凭证，承载法律效力与经营信用，其管理规范直接关乎企业财产安全与法律风险防控。行政部门作为核心责任主体，需建立全流程闭环管理体系，守住风险底线。本文结合实操场景，梳理核心要点与落地方法，助力行政工作提质增效。

（一）印章刻制：合规为先，源头把控

刻制是印章管理的起点，需严格遵循法规与企业制度，严禁私刻乱刻。

1. 合规审批：新刻印章由业务部门提交申请，注明名称、用途及使用范围，经部门负责人、行政负责人、法务负责人及企业高管（如总经理）逐级审批，审批文件归档备查。

2. 指定刻制单位：选择公安机关备案的正规机构，提供营业执照、法人身份证明及审批文件，刻制后完成备案并领取回执，确保印章合法有效。

3. 验收与登记：行政部门联合法务部门核对印章样式、规格及备案信息，无误后登记造册，形成《企业印章管理台账》，详细记录关键信息，做到一物一账、账物相符。

（二）印章保管：分级负责，严防死守

保管是印章管理核心，需落实“专人保管、专柜存放、双人监控”制度，按印章重要性分级管控。

4. 分级保管责任：公章、财务专用章、法人章等核心印章需分人保管、相互制约。公章由行政部门专人保管，财务章由财务部门专人保管，法人章可由法务或行政专人保管，严禁一人保管两枚及以上可形成完整支付、审批效力的印章（如财务章与法人章）。

5. 规范存放环境：所有印章存入带密码锁的保险柜，存放点需防盗、防火、防潮，密码由保管人专人掌握并定期更换，严禁外泄或随意摆放。

6. 交接流程：保管人离职、调岗时，填写《印章交接清单》，注明印章信息及交接日期，由交接人、接收人、监交人三方签字确认，同步更新台账，全程监督交接过程。

（三）印章使用：流程闭环，全程可溯

用印是高频场景，需建立“申请-审批-用印-归档”全流程管控，杜绝无审批、越权用印。

7. 规范申请：用印需通过OA或书面提交《用印申请表》，注明文件信息、用途及份数，附上文件原件供审批人核对。

8. 分级审批：按文件重要性分级授权，普通文件经部门负责人+行政负责人审批；合同、担保、投融资等重要文件，需额外经法务审核、总经理或董事会审批，未通过者不予用印。

9. 现场管控：保管人核对审批文件与原件一致后，在指定位置用印，严禁为空白文件、模糊文件盖章。重要用印需留存影像资料，填写《用印登记薄》记录关键信息，实现全程可溯。

10. 异地用印：优先采用“线上审批+扫描件核验+本地授权”模式，审批通过后授权异地专人用印（签订委托书），用印后及时将文件原件及影像资料寄回总部归档，严禁私带印章异地使用。

（四）印章变更与注销：收尾合规，杜绝遗留风险

企业名称、法人变更或业务调整时，需及时办理印章变更、注销手续，防范废旧印章风险。

11. 印章变更：先注销原印章，再按新印章流程刻制、备案，原印章妥善保管至新印章启用后统一销毁。发布公文告知内外部，明确新旧印章启用、失效时间。

12. 印章注销：过期、作废印章由行政部门申请注销，审批后联合法务、财务部门清点核对，填写《印章注销清单》，交由公安指定机构销毁或封存，留存相关凭证并更新台账状态。