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如何有效规避企业用印风险

作者:爱国小男孩来源:北京爱国小男孩科技有限公司网址:http://www.agxnh.com

疫情期间在线办公,今天给大家讲解一下如何有效规避企业用印风险。印章是一个企业身份的象征,是对外经营的重要凭证。实务中存在很多用章不规范而导致的诉讼纠纷,从而给企业造成损失。规范企业用章,规避用章风险是企业必须重视的问题。

如何有效规避企业用印风险

公司印章主要分为5类,分别为公司公章、财务章、合同章、发票章、法定代表人章。公章是所有印章中效力最高的,均可以代表公司意志对外签订合同及其他法律文件;财务章一般是用于财务往来结算;合同章是对外签订合同时使用;发票章主要用于购买发票和开具发票,法人章主要用于公司有关决议。

企业印章不当管理易产生的风险

1)企业印章被私盖产生的风险

现实中很多企业并无严格的印章保管、使用制度,印章使用混乱,缺乏有效管控体系,甚至图一时方便,将印章借由他人使用。如印章被私盖,可能产生严重后果。

根据法律规定,企业的法定代表人或其他工作人员以企业名义从事的经济活动,责任归企业承担,而通常“以企业名义”多表现为加盖企业印章。由此我们可以看出,加盖公司印章的一切文件,无论是担保合同、不利于企业的合同甚至是借条,所有被私盖企业印章产生的不利后果都必须由企业来承担。

2)企业刻制不必要印章增加风险

很多企业刻制不必要印章导致风险增加,如刻制部门印章、分公司章、分支机构章、项目部专用章等。

根据法律规定,分公司、分支机构等虽不具备法人地位,但在企业经营范围内,由分公司、分支机构等签署的,加盖分公司、分支机构印章的合同对总公司有效,由总公司承担责任。如企业刻制不必要的分公司、分支机构印章可能造成印章的管理混乱,增加被他人私盖的风险。

如何规避用章风险

传统方式:

1)建立规范的印章登记管理制度

企业应建立起规范的印章登记管理制度,印章交由专人保管,所有人员用印需进行统一登记,注明用印内容,用印次数,文件分数,印章管理人员应仔细审查,确认无误后方可用印。同时,如无必要,尽量不要刻制分公司、分支机构等印章,并将所有在用印章进行备案。

2)减少外出用印

部分企业为了顺利开展,允许公章外借使用,在外借过程中,失去对印章的有效监管,如遇外借人员牟取不正当利益,则可能给企业带来较大风险,因此尽量减少外出用印,如需外出,原则上应两人同行,互相监督,必要时可进行录像。

新型方式:

北京爱国小男孩科技有限公司首创的云章,运用云平台的网络支撑,引入大数据挖掘理念,运用物联网技术,室内外无缝定位,帮助用户摒弃了传统的“人+制度”的管理方式,采用线上APP及WEB端与线下云章设备相结合的新型智慧管理方式,实现印章管理者与印章之间实时信息交互,能够在盖章的同时自动记录盖章时间、盖章地点、盖章人及盖章文件,并自动上传云端,管理者可实时监管,实时查阅,从而防止企事业单位印章被盗用滥用。当通信不流畅,无法将用章信息传输到云章客户端中,可以通过USB接口导出设备内的用章信息,解决公章外带无法实时监管的问题。

如何有效规避企业用印风险

云章运用LBS定位技术,让管理者实时掌握印章位置。如果发现异常用章,印章管理员可通过云章客户端一键锁定印章或远程关闭设备,防范风险的发生。

云章具有三种用章模式,可适应不同的用章场景:

监控模式:盖章人在使用云章时无需申请,在印章使用的同时,云章会实时记录盖章时间、盖章地点、盖章人、盖章文件,适用于多次盖章且不确定次数的用章场景。

授权模式:盖章人在使用云章之前必须先提交用印申请,待所有的审批人都审核通过之后,盖章人才可使用云章盖章,适用于严格管理用章流程。

脱机模式:该模式是专为安全等级要求高而设计,盖章拍照的同时存储本机,不上传互联网,通过管理权限才可读取照片,适用于特殊保密环境或保密群体。

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