【干货】浅议印章使用风险及解决思路

2018-08-29   来源:爱国小男孩

近年来,由于印章管理不善和违规使用而导致的大案要案频发,涉案金额动辄上亿元,在严重影响经济秩序及人民正常生产生活的同时,也为印章管理者和使用者敲响了警钟。[1]本文结合印章管理工作实际,在分析印章使用所涉及各类风险的基础上,提出印章管理使用新的模式和思路,并探讨其优劣势以及存在问题和未来发展方向。

  一、用印风险分析

  本文所述印章主要指单位的行政印章,通常认为,行政印章是各类印章中法律效力最高,最为社会各个阶层认同,同时也是潜在风险最大的印章类型。[2]单位在用印之后,需要承担相应的法律后果,在用印流程中,可能直接或者间接出现以下类型的风险。

  1.舞弊风险

  个别人员可能会违反用印审批规定,在空白的文件、凭证、合同等材料上预先加盖印章,导致材料内容失去审查和控制,给人员舞弊提供了机会,形成了潜在的舞弊风险。同时,印章一般不得携带外出,一旦印章离开保管人和保管地点,出现舞弊行为的概率会相应提高。

  2.流程风险

  用印过程中,可能存在因流程错误而引发的风险。如用印前无申请、未得到相应主管或授权人员的审批、用印审批流程倒置或按照个别领导意图直接用印等情况,均会引起用印流程的失控,导致形成潜在的用印流程风险。

  3.岗位风险

  印章管理岗位应实现双人管理,通过不相容岗位分离实现有人用印有人监督,如若用印人、监印人同为一人,则违反了内部控制准则,形成了岗位风险。此外,如果印章管理人员未定期岗位轮换,或者因请假等事项造成必要岗位人员缺乏,同样会增加岗位风险发生的概率。

  4.保管风险

  印章应该保存在保险柜后者其他类似的安全存储设备中,并且保管地点应该进行24小时监控。如果印章置于无关人等能够自行接触到的地方,或者没有对于印章保管进行监控,则存在相应的安全隐患,形成保管风险。[3]

  5.记录风险

  未建立印章使用台账登记制度,印章管理的的书面或者电子记录不全、错误或丢失,使印章管理的可追溯性降低,形成记录风险。

  6.经济与声誉风险

  印章管理不同于其他现金等实物,其造成后果难以预计,往往影响极为严重。如果用印过程中出现问题,一方面会引发经济风险,导致印章所在单位的经济损失;另一方面也会带来声誉风险,使印章所在单位的外部形象受到损害。

  二、解决思路与流程

  传统的用印流程由于管控不严密和流程存在漏洞,存在如上所述的各类风险,为行政管理工作带来了较大的困难。为降低行政印章的用印风险,提高安全性,可考虑采用自动化用印和电子化用印两种并行的模式代替一直以来使用的人员手工用印模式。

  1.自动化用印

  自动化用印是指根据用印内容和印章的特点,对必须加盖实物印章的文件进行审核与审批,由印章管理员操作软件管理系统驱动用印设备用印。自动化用印的原理是将印章固定放置在封闭的印章机之内,通过电脑应用软件授权用印指令,驱动设备内部实物印章,对放置在印章机中的待用印文件自动完成用印功能。

  2.电子化用印

  电子印章是指以电子形式存在,依附在电子文件并与其逻辑相关,可用以辨识电子文件签署者身份及表示签署者同意电子文件内容。电子化用印是指通过电子印章用印流程,对用印内容进行审核、审批,并伴随电子文件同步打印电子图形印章,以替代实物印章用印。从法律意义上来讲,电子印章属于《中华人民共和国电子签名法》第二条所规定的“电子签名”的一种。该法第14条规定:“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”

  3.用印流程

  在通常的用印流程中,用印发起人通过填写申请单,经相关责任人审批审核后至印章保管人处用印,在全流程各个节点之间一般无法持续管控。基于防范上述风险的考虑,可将用印的审批流程纳入到单位通用的自动办公系统中,亦或是开发基于办公网络独立的印章系统,用印发起人在办公系统中发起用印申请,其后的相关审查审批环节均在办公系统中进行,直至用印申请流程结束,印章管理人接到允许用印的通知之后,在印章操作系统中根据实际需要选择电子化用印或者自动化用印,完成用印的全部流程。

  在上述流程之下,用印管理可以达到事前警示、事中管控和事后追溯三个目的。一是降低了用印过程中各种风险发生的可能性,相对完备规范的流程以及留痕记录会降低企图违规用印人员的违规空间,从管理流程上减少漏洞,在用印事前起到警示作用。二是由于用印流程均在办公系统上完成,每一个节点的相关人员记录、审查审批意见和流转过程均有迹可循,保证了用印事项事中管控的有效性。三是利用现代化办公的优势,将用印过程的各类数据,包括用印记录、用印文件和用印人影像等资料储存在办公系统数据库中,随时进行调取、检查和统计,便于用印信息的事后管理,达到了用印事项可进行事后追溯的效果。

  三、优劣势评价

  自动化用印和电子化用印共有的优势在于全程处于有效监控之下,用印风险能够得到有效控制。劣势是均依赖于电子化的办公系统,一旦办公系统出现问题(如停电等情况),则该两种用印模式均无法进行,只能转而采取传统的手工用印模式。此外,自动化用印和电子化用印还各有其他优劣势。

  1. 自动化用印

  自动化用印与传统的人员手工用印操作相比,优势在于:一是保障实物印章的安全性。印章机一般为具有坚固外壳的箱体,起到与保险柜相仿的作用,实物印章固定于箱内,在未得到授权和批准的情况下,无法轻易取出。二是用印的规范性。印章机通过机械手臂控制实物印章进行用印,用印位置、用印个数等要素均需预先确认,保证合乎规范。同时机械操控也可确保用印力度控制得当,印章图案清晰饱满。但是由于构造和机械制动的原理,自动化用印效率较低,从将用印文件装入印章机、操作机械手臂进行用印到最后对于用印结果的确认、用印文件的取出,每一次的用印过程需要一定的时间消耗。目前在市场上10-20秒/次的用印速度已属较快水平,但是在用印量大的情况下,这种速度可能无法满足用印时效方面的需求,效率较低。

  2. 电子化用印

  电子化用印与人员手工用印操作相比,优势在于用印操作简单方便,效率较高。用印流程均通过电子办公系统完成,缩短用印流程所耗时间。其劣势在于目前认可度相对不高。尽管《电子签名法》明确了可靠的电子签名的法律效力,但是对电子签名的效力范围规定较为有限,行政机关和司法部门对电子印章的效力也未有明确规定。虽然《电子签名法》第七条认可了电子印章作为数据电文的证据效力,但是电子印章在存储、显示等过程中形态发生变化后(如颜色变为黑色)的效力并不明确。

  四、后续问题和发展方向

  采取自动化用印和电子化用印并行的用印模式可能导致如下问题。一是改变初始可能会对新的印章形式不适应。用印事项流转过程中所涉及的人员需要有一个接受新流程、新模式和新印章图案的过程。二是新用印模式更加依赖设备的先进性和稳定性。如印章机用印的速度和稳定性直接关系到用户体验,较差的打印设备也可能导致印章无法打印或打印质量较低。三是印章系统是否能与现有办公系统兼容,是否能完成大批量的用印需求。

  在印章管理使用的未来发展方向上,安全性和时效性应是贯穿始终的标准。用印申请和印章使用两个流程如果能够集成到同一系统平台下进行,从用印申请人提出申请至用印结束全程不经任何人员的手工操作,完全使用电脑进行操作并基于有效的监控之下,安全性应当能够得到最大限度的保障。同时,系统本身工作流程简便,用印时间能够控制在合理高效的范围之内,达到用户对于时效性的要求。目前,已有一些金融机构对于印章管理进行了有效的尝试并逐步推广普及,基本可以达到安全性和时效性两方面的要求。

  综上所述,采用自动化用印和电子化用印并行的模式取代传统的用印模式基本上是合理可行的,基于单位实际情况考虑可以选择如何合理搭配使用自动化和电子化两种用印模式,以最大程度的降低风险,为有效的行政管理工作奠定基础。


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