法务常识 | “公章”管理不当,诉讼风险提醒及防范措施!

2018-06-25   来源:爱国小男孩

      公章是企业最具权威的象征物品,具有法定的“公信力”。为防止因公章管理不善带来的风险,应当对公章的管理使用严格谨慎。


       公章是企业最具权威的象征物件,具有法定的“公信力”。依据中国传统习惯,公章是公司合同、公文、介绍信、证明信等具有法律文书性质的文件生效的凭证,是公司意思表示外化的标识,如同封建社会皇帝玉玺、官印一样,其重要性不言而喻。


      因公章管理不善往往带来法律风险,导致严重后果。为防范公章管理不善带来的法律风险,应该对公章的管理使用应严格谨慎。


      公章使用过程中的法律风险,主要存在以下几种情况:

1.主要指开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险。

我国《合同法》第49条有明确规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”可见,公章管理人须时刻警醒,稍有不慎,就可能带来严重后果。


2.“关系章”、“人情章”带来的风险

从实际发生的多起公章纠纷来看,相当一部分法律风险是由于公章管理人员缺乏原则性、纪律性,违反印章管理制度,服从或威慑于领导的授意安排所造成。这种主观性很强的违规有上升之势,造成的风险不可小觑。


3.保管、交接过程中产生的风险

公章外借、随意摆放、交接不清等违规操作都是风险隐患,都有可能给伺机作案人员以可乘之机。此外,操作中的疏漏,如合同协议等重要法律文件漏盖骑缝章,有可能导致合同内容被更改,从而导致法律风险。


      建议应从如下几方面着手防范:

1.建立健全并严格遵守各项规章制度

严格执行公章使用审批登记制度,对需要加盖公章的文件或材料,必须由主管领导审批签字后方可加盖。此外,还应设立公章使用登记簿,详细登记用印日期、事由数量、承办人、批准人等事项,并作为永久档案进行保管。严禁在空白信笺、介绍信、合同上用印。各级领导要带头遵守规章制度,防止违规事件的发生。


2.合规操作,保证公章的正常使用和绝对安全

合规操作,注重细节,不留任何纰漏。公章管理人员要从公章的保管、使用、移交、收缴、销毁等各个环节查找风险点并严加防范,并特别注意风险高发环节:如在办公室以外的地点使用公章,必须征得主管领导批准,并由保管人员现场监章,做到“人在章在”;对于合同、协议类法律文件,要在法规部门进行法律审查后,加盖骑缝章以保证内容的合法完整。


3.选择合格的人保管印章

法律风险实际上就是人的风险,为此,应选择政治可靠、品德优良、责任心强的人员管理公章。不仅要经常教育保管人员坚持原则,杜绝“关系章”、“人情章”。

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